पूर्णता रिपोर्ट (Completion Reports)

   

पूर्णता रिपोर्ट (Completion Reports)

*  स्रोत: इंजीनियरिंग कोड का 17 वां अध्याय

*  निर्माण कार्यों को बंद करते समय जो भी कार्य प्रगति पर थे उन्हें पूरा 

   किया जाना चाहिए और परियोजना के खातों को जल्द से जल्द बंद कर

   दिया जाना चाहिए।

*  इसलिए परियोजना अभियंता को निम्नानुसार त्वरित कार्रवाई करनी चाहिए:

a   परियोजना से संबंधित सभी शुल्कों और क्रेडिट को ध्यान में  रखना। 

b  सभी बकाया देनदारियों को समाप्त करने के लिए कदम उठाएं।  

c  सस्पेंस बैलेंस साफ़ करें।   

d   बकाया ठेकेदार के दावों का भुगतान करें

c   काम से लौटे सभी अधिशेष भंडारों और औजारों और संयंत्रों का निपटान करें।

d   परियोजना से संबंधित सभी शुल्क और क्रेडिट परियोजना के खातों में दर्ज होने के 

     बाद, एक सीआर - परियोजना की पूर्णता रिपोर्ट तैयार की जानी चाहिए।

वस्तुएं   (Objects)

        1   वास्तव में निर्मित कार्य की लागत की तुलना अंतिम स्वीकृत अनुमान में प्रदान की

             गई लागत से करना।

        2   काम का हिसाब-किताब बंद करना।

        3   इसी तरह के भविष्य के कार्यों के लिए अधिक वास्तविक रूप से अनुमान तैयार 

             करने के लिए एक सबक के रूप में कार्य करना।

       4    स्वीकृत अनुमान से अधिक को नियमित करने के लिए

       5    सीआर में रिपोर्ट किए गए व्यय को TWFA के माध्यम से ओपन लाइन में 

             स्थानांतरित करने के लिए

*      विवरण: इसमें व्यय का विवरण उसी विवरण में होना चाहिए जो रेलवे बोर्ड द्वारा 

        स्वीकृत सार अनुमान के रूप में है और इसमें किसी भी भौतिक संशोधन को इंगित 

        करना चाहिए।

*      सत्यापन: लेखा अधिकारी द्वारा

*     को प्रस्तुत: रेलवे बोर्ड

*     लक्ष्य: जिस वित्तीय वर्ष में पूरा किया गया अनुमान प्रस्तुत किया जाता है, उसकी 

        समाप्ति से 18 महीनों के भीतर।

* उदाहरण: (Example) मान लीजिए कि जून, 2018 में पूर्णता अनुमान स्वीकृत किया गया

   है। वित्तीय वर्ष का अंत मार्च, 2019 है। इसलिए पूर्णता रिपोर्ट जमा करने की नियत

   तारीख मार्च, 2019 यानी सितंबर, 2020 से 18 महीने है।

* C R में अतिरिक्त जानकारी: रेलवे प्रशासन की राय में कोई अन्य जानकारी रेलवे बोर्ड

  के हित में होगी।

• Form E. 1706

COMPLETION REPORT FOR THE WORK................

Particular Heads of Account and Description of works	Amount of Estimate with reference to authority for sanction	Actual Expenditure	Difference		Remarks & Explanations
			Excess	Saving

* स्पष्टीकरण:

     1 अधिकता: 10% या रु। से कम नहीं। 25000, जो भी कम हो, अनुमान से अधिक

       - उपकार्यवार। 

     2 बचत: 20% या रु. से कम नहीं। एक लाख, जो भी कम हो, अनुमान से कम – 

       उपकार्यवार।

* यदि भिन्नताएं स्वीकृत अनुमान के 5% के भीतर हैं, तो संबंधित अभियंता जीएम की 

  ओर से सीआर को मंजूरी देने के लिए अधिकृत है I

* नई रेलवे लाइनों का सीआर: एक तुलनात्मक विवरण के साथ लाइन की शाब्दिक 

  संभावनाओं को दर्शाने वाला और पूर्णता लागत के संदर्भ में अद्यतन किया गया। कार्य

  करते समय, अब तक की आय के अनुमान के लिए हुए परिवर्तनों को वित्तीय 

  संभावनाओं की गणना करते समय ध्यान में रखा जाना चाहिए था।

* रुपये से कम लागत वाले कार्यों का सीआर। एक करोड़ I

  1 पूर्ण के रूप में माना जाना चाहिए जब यह उस उद्देश्य के लिए निधि देता है जिसके

    लिए इसे स्वीकृत किए जाने का इरादा था,

  2 और जब उसके बाद 3 महीने तक उस पर कोई खर्च न हुआ हो।

 3  सभी बकाया नामे और जमा - नियमानुसार कार्य पूर्ण होने की तिथि से 3 माह के

    भीतर खाते में समायोजित कर लिया जाता है।

 4  एक पूर्ण - का खाता पूर्ण होने की तिथि के 6 महीने बाद बंद कर दिया जाना चाहिए 

    और सीआर निकाला जाना चाहिए।

 5  सीआर उसी काम में तैयार किया जाना चाहिए जिस तरह से रुपये से अधिक की

    लागत वाले कार्यों के लिए तैयार किया जाना चाहिए। एक करोड़।

 6  स्पष्टीकरण: आधिक्य और बचत - 5% या रु.10000 जो भी कम हो।

 7  कार्य पूर्ण होने के 6 माह के भीतर प्रस्तुत किया जाना चाहिए।

 8  लगातार 3 महीनों तक कोई खर्च दर्ज नहीं किया जाता है - लेखा अधिकारियों को

    सीआर के लिए कॉल करना चाहिए।

 9  अधूरे कार्य - कार्यपालक अधिकारी को लेखा अधिकारी को कार्य पूर्ण होने की संभावित

    तिथियों और पूर्णता रिपोर्ट प्रस्तुत करने की सूचना देनी चाहिए।

 10 कार्यपालक अधिकारियों द्वारा रिपोर्ट प्रस्तुत करने में असामान्य देरी को लेखा 

    अधिकारी द्वारा रेल प्रशासन के प्रमुख के ध्यान में लाया जाना चाहिए। 

सीआर की मंजूरी (Sanctioning of CR)

  1 वह प्राधिकारी जिसने कार्य को सूचना या नियमितीकरण के लिए प्रशासनिक स्वीकृति 

    प्रदान की हो

  2 स्ट्रक्चरल और ट्रैक नवीनीकरण कार्य या रेलवे बोर्ड के पूर्व अनुमोदन के साथ बजट में 

    शामिल 2.5 करोड़ रुपये से अधिक की लागत वाले कार्य या रेलवे बोर्ड के प्रशासनिक

    अनुमोदन के साथ स्वीकृत आउट ऑफ टर्न कार्य जो जीएम की शक्तियों से परे हैं – 

    जीएम

  3 जहां सामग्री संशोधन शामिल है या जीएम शक्तियों से परे है - रेलवे बोर्ड।

 खातों का सत्यापन:(Accounts verification:)

   1 जांचें कि C R S उचित रूप में तैयार किया गया है I 

   2 मंजूरी और बुक किए गए परिव्यय के विवरण के साथ प्रविष्टियों की जांच करें।

   3 C R में सभी अंतिम बिलों की पोस्टिंग की शुद्धता 

   4 अन्य मदों के प्रतिशत की शुद्धता की जाँच का परीक्षण करें।

   5 अधिकता और बचत के लिए संतोषजनक स्पष्टीकरण। 

   6 अप्रयुक्त सामग्री को स्टोर में वापस कर दिया जाता है या कहीं और स्थानांतरित कर 

     दिया जाता है और काम का लेखा-जोखा उनके मूल्य के साथ जमा किया जाता है।

   7 CRRM - अनुमान में प्रदान की गई रेलवे द्वारा जारी सामग्री के लिए क्रेडिट – 

     कार्य के विरुद्ध समायोजित या नहीं I

   8 सत्यापन प्रमाणपत्र में रिपोर्ट में परिव्यय को मंजूरी देने के लिए सक्षम प्राधिकारी का

     उल्लेख होना चाहिए।

समापन विवरण (Completion Statements)

   1 कार्यों के मामले में - ऐसे कार्यों पर व्यय स्वीकृत करने के लिए रेलवे प्रमुख की 

     क्षमता के भीतर है। निर्धारित प्रपत्र पर औपचारिक सीआर तैयार करने की 

     आवश्यकता नहीं है।

   2 सीआर में आवश्यक सभी जानकारी, लेखा अधिकारी प्रमाण पत्र और सक्षम कार्यकारी 

     प्राधिकारी की मंजूरी को संबंधित कॉलम के तहत वर्क्स रजिस्टर में दर्ज किया जा 

     सकता है।

E 1744 - समापन विवरण (E1744 - Completion Statement)

   1 अनुमान का संदर्भ। 

   2 स्वीकृत अनुमान की राशि 

   3 अंतिम रूप से बुक किया गया वास्तविक व्यय। 

   4 अतिरिक्त या बचत का संक्षिप्त विवरण।

सीआर निकालने में आ रही समस्याएं (Problems facing drawal of CRs) 

   1 कार्य रजिस्टर अप टू डेट नहीं होना 

   2 पुराने काम-कोई रिकॉर्ड नहीं 

   3 अंतिम विधेयकों का पारित होना बाकी 

   4 समायोजन लंबित 

   5 कोई फंड नहीं 

   6 मध्यस्थता और विवाद 

   7 सुस्ती और सुस्ती 

   8 उच्च स्तर पर पर्याप्त निगरानी नहीं

   9 स्टाफ/क्षेत्राधिकारों में बार-बार परिवर्तन 

  10 रुचि और मार्गदर्शन की कमी

  11 लागत और प्रतिबंधों में बड़े बदलाव

  12 क्रेडिट की गैर-वसूली

  13 सतर्कता मामले/लेखापरीक्षा आपत्तियां

  14 मोबिलाइज़ेशन एडवांस की वसूली नहीं हुई

  15 अदालतों में तय नहीं हुआ जमीन अधिग्रहण का मुआवजा 

सुझाव (Suggestions)

  1 लेखा कार्यालय में उपलब्ध अभिलेखों के साथ कार्य रजिस्टरों का मिलान। 

  2 यदि कोई मध्यस्थता मामला लंबित है या एमएएस या मैक (जोखिम और लागत) के

    तहत शेष राशि पड़ी है, तो अनंतिम सीआर तैयार करें।

  3 सामान्य सीआर में शामिल करने के लिए समन्वय विभाग को भाग सीआर प्रस्तुत

    करना।

  4 अंत में, सक्षम प्राधिकारी की स्वीकृति प्राप्त होने के बाद, वर्क्स रजिस्टर के आगे 

    मुद्रण को रोकने के लिए, वर्क कोड को बंद करने के लिए सीनियर ईडीपीएम को

    लिखने की कार्रवाई की जानी है।

* लेखांकन और वित्तीय सिद्धांतों की परिकल्पना है कि पूर्ण किए गए कार्यों के खातों को 

  यथासंभव शीघ्रता से बंद किया जाना चाहिए ताकि लेखा और कार्यकारी विभागों दोनों में 

  हाउसकीपिंग क्रम में रहे।

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Completion Reports

 Completion Reports

•  Source: 17th Chapter of Engineering Code   

• At the time of closing of Construction works, any items which were in progress should be completed and the accounts of the Project should be closed as soon as possible.  

• The Project Engineer should therefore take prompt action as follows:

1. To bring into account all charges and credits pertaining to the Project. 

2. Take steps to liquidate all outstanding liabilities.

3. Clear Suspense balances.

4. Pay up outstanding Contractor’s claims

5. Dispose of all surplus stores and tools and plants returned from work. 

6. After all charges and credits relating to the Project have been booked in the accounts of the Project, a CR - Completion report of the Project should be prepared. 

 

Objects:  

1. To compare the cost of work actually constructed with those provided in the last sanctioned estimate . 

2.  To close the accounts of the work. 

3.  To serve as a lesson to prepare the estimates for similar future works more realistically.

4.  To regularise the excess over sanctioned estimate

5.  To transfer the expenditure reported in CR to Open Line through TWFA

• Details: It should state the expenditure in the same details as the abstract estimate sanctioned by the Railway Board and should indicate any material modifications thereto. 

• Verification: By Accounts Officer

• Submitted to:  Railway Board

• Target: Within 18 months from the end of financial year in which the completed estimate is submitted. 

• Example:  Suppose the Completion estimate is sanctioned in June, 2018.  The end of the Financial year is March, 2019. Hence the due date for submission of Completion Report is 18 Months from March, 2019 i.e., September, 2020. 

 

•  Addl information in CR:  Any other information as would in the opinion of the Railway administration be of interest to the Railway Board. 

 

• Form E. 1706

COMPLETION REPORT FOR THE WORK................

Particular Heads of Account and Description of works	Amount of Estimate with reference to authority for sanction	Actual Expenditure	Difference		Remarks & Explanations
			Excess	Saving

• Explanations: 

1. Excesses:  Not less than 10 % or Rs. 25000 whichever is less over the Estimate  - Sub work wise. 

 

2. Savings: Not less than 20 % or Rs. one Lakh whichever is less over the Estimate  - Sub work wise. 

• If variations are within 5 % of the Sanctioned Estimate, the respective Engineer is authorised to approve CR behalf of GM.  

 

• CR of New Railway Lines:   Accompanied by a Comparative statement showing the literal prospects of the line as anticipated and updated with ref to the Completion Cost. While working out, the changes happened for the estimate of Earnings up to the date should have been taken into account while working out the financial prospects. 

 

• CR of Works costing less than Rs. One Crore

1.  Should be considered as completed when it funds the purpose for which it when sanctioned, was intended,

2. and when there has been no expenditure thereon for 3 months thereafter. 

3. All outstanding debits and credits - as a rule adjusted in the account of work within 3 months of the date of completion. 

4. The account of a completed - should be closed 6 months after the date of completion and CR should be drawn.

5. CR should be prepared in the same work as that for works costing over Rs. One Crore. 

6. Explanations:  Excesses and Savings - 5% or Rs.10000 whichever is less.  

7. Should be submitted within 6 months of the Completion of the Work.  

8. No expenditure is recorded for 3 consecutive months - Accounts officers should call for the CR. 

9. Uncompleted Works - The executive officer should advise the Accounts Officer of the probable dates of completion and submission of the completion reports.

10. Abnormal delay in the submission of reports by the executive officers should be brought to the notice of the Head of the Railway Administration by the accounts Officer.

• Sanctioning of CR: 

1. The authority who accorded the Administrative approval to the work for information or regularisation. 

 

2. Structural & Track Renewal works or Works costing over Rs.2.5 Crores included in the Budget with prior approval of Railway Board or Out of Turn works sanctioned with the administrative approval of Railway Board being beyond the GM’s powers         -   GMs  

 

3. Where Material modification involved or beyond the GMs powers  - Railway Board.  

Accounts verification: 

1. Check that the CRS have been prepared in the proper form

2. Check the entries with the particulars of sanction and  booked outlay. 

3.  Correctness of postings of all final bills in the CR

4. Test checking the correctness of a percentage of other items. 

5. Satisfactory explanations for excesses and savings. 

6. Unused materials are returned to Stores or  transferred elsewhere and the account of work credited with their value. 

7. CRRM - Credits for the Railway Released Materials provided in the estimate - adjusted against the work or not

8. Verification Certificate should state the authority competent to sanction the outlay in the Report. 

Completion Statements: 

• In case of works - Expenditure on such works is within the competence of the Head of Railway to sanction.  Formal CR on the prescribed form need not be prepared. 

• All information required in CR, the Accounts officer certificate and the sanction of the competent executive authority may be recorded in the Works Registers under the relevant columns. 

• E1744 - Completion Statement

1. Reference to estimate.

2. Amount of sanctioned estimate.

3. Actual expenditure as finally booked.

4. Brief explanation of excess or saving. 

Problems facing drawal of CRs

1. Works Registers not being up to date

2. Old works –no Records

3. Final Bills yet to be passed

4. Adjustments pending

5. No Funds

6. Arbitrations and Disputes

7.  Lethargy and Slackness

8.  No adequate  monitoring at higher levels

9.  Frequent changes in staff/Jurisdictions 

10.  Lack of interest & guidance

11.  Large variations in Cost and Sanctions

12.  Non-realisation of Credits 

13.  Vigilance Cases/Audit Objections

14.   Mobilisation Advance remaining unrecovered 

15.  Compensation for land acquisition not finalised in courts

Suggestions: 

1. Reconciliation of Works Registers with the records available in the Accounts Office. 

2.  Draw up provisional CR in case any Arbitration case is pending or balances lying under MAS or MAC (Risk & Cost) 

3. Submission of Part CRs to the coordinating Dept for inclusion in the General CR. 

4. Finally, after the sanction of Competent Authority is obtained, action is to be taken to write to Sr.EDPM to close the work code, for stopping further printing of Works Register.

• accounting and financial principles envisage that the accounts of the completed works should be closed as expeditiously as possible so that the housekeeping in both the Accounts and Executive Departments will be in order.

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